1

2

3

4

5

 

Dokumenty niezbędne w firmie

Zatrudnianie pracowników w naszej firmie wymaga prowadzenia określonych ewidencji przedsiębiorstwa. Niezbędnym dokumentem kadrowym jest lista obecności pracowników. Jest ona codziennie uzupełniania po pojawieniu się zatrudnionych osób w zakładzie pracy. Na podstawie listy określane są wynagrodzenia oraz stanowi ona podstawowy dokument w momentach wystąpienia różnorodnych wypadków przy pracy. Brak podpisów na liście stanowi naruszenie zasad prowadzenia ewidencji kadrowej firmy. Wszystkie listy obecności muszą zostać odpowiednio przechowywane, gdyż mogą być zakresem kontroli odpowiednich instytucji. Innym dokumentem kadrowym prowadzonym dla każdego zatrudnionego jest ewidencja czasu pracy pracownika. Na kartach zaznaczane są wszystkie przepracowane dni zatrudnionej osoby, urlopy oraz zwolnienia chorobowe. Karta stanowi podstawę naliczania urlopów pracowniczych oraz wszelkich dodatkowych godzin, jakie zostały przepracowane w danym miesiącu. Ewidencja czasu pracy pracowników może być prowadzona w sposób miesięczny albo roczny, w zależności od naszych upodobań. Wszelkie sprawy związane z zatrudnieniem w zakładzie warunkuje regulamin pracy oraz regulamin wynagradzania. Oba dokumenty muszą zostać oddane do zapoznania się pracownikom firmy, co potem zostaje opatrzone podpisem na imiennej liście pracowników. Prowadzenie spraw kadrowych wymaga zatem wielkiej rzetelności oraz odpowiedzialności ze strony wyznaczonej osoby.

Wykazywanie danych dochodowych w bankach

Prowadząc własną działalność gospodarczą mamy prawo starania się o przyznanie wsparcie finansowego o określonych oddziałach bankowych. Owe kredyty przyznawane są na różnorodne cele inwestycyjne, ale także możliwe jest uzyskanie pożyczki w rachunku obrotowym przedsiębiorstwa. W ten sposób możemy zabezpieczyć wydatki firmy związane z jej powiększaniem albo modernizacją, ale także zdobyć środki na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia danego przedsiębiorstwa. Aby mieć możliwość starania się o wsparcie finansowe w ramach kredytu konieczne jest posiadanie dochodów firmowych. Oznacza to, że przedsiębiorstwa wykazujące straty w rozliczeniach podatkowych nie są wiarygodnymi klientami bankowymi. Konieczne jest zatem pozostawanie na plusie w bilansie zysków oraz kosztów przedsiębiorstwa. Wykazywanie dochodów firmy może odbywać się na kilka sposobów. Po pierwsze wypełniany jest wniosek kredytowy, w którym zamieszczamy informacje o uzyskanych wpływach do kasy firmy. Do danego wniosku dołączamy także roczne zeznanie podatkowe z poprzednich lat rozliczeniowych oraz aktualną książkę przychodów i rozchodów. W ten sposób weryfikowane są dane dotyczące sytuacji finansowej naszej firmy, a tym samym racjonalności przyznania nam kredytu. W przypadku osób prowadzących działalność oraz pozostających na umowie o pracę brane są pod uwagę wszystkie dochody danej jednostki z różnych źródeł.

Zarejestrowanie własnej działalności

Zarejestrowanie własnej działalności gospodarczej jest procesem stosunkowo prostym. Trzeba udać się do urzędu miasta oraz dokonać zgłoszenia własnej firmy. W zależności od rodzaju prowadzonego przedsiębiorstwa konieczne jest także dysponowania dodatkowymi dokumentami świadczącymi o założeniu firmy. Spółki operują, przede wszystkim, na zasadzie umowy spółki, która zostaje podpisana przez wybranych wspólników. Owa umowa stanowi dokument potwierdzający działanie danej organizacji gospodarczej. Osoby fizyczne prowadzące działalność, po dokonaniu zgłoszenia do właściwego urzędu miasta, mogą swobodnie rozpocząć swoje działania. Całość prac rejestracyjnych zajmuje jeden dzień. Urząd samodzielnie wysyła informacje do urzędu statystycznego, z którego otrzymujemy dokument o nadaniu odpowiedniego numeru REGON. Numer REGON ważny będzie w procesie podpisywania umów gospodarczych oraz w procesie wystawiania faktur za wykonane prace. Skomplikowane organizacje spółek wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Wtedy konieczne będzie udanie się do wyznaczonego działu sądu rejonowego. Krajowy Rejestr Sądowy określa formę organizacyjną spółki oraz osoby reprezentujące ją w procesach gospodarczych. Pod numerem KRS znajdziemy także informacje o kapitale zakładowym oraz odpowiedzialności zarządu danej spółki.

Ubezpieczenie w ZUS

Zakładając własną firmę musimy pamiętać o rozliczeniach składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne w zakładach ubezpieczeń społecznych. Prowadzenie owej ewidencji należy do obowiązków każdego przedsiębiorcy. Prowadząc jednoosobową działalność konieczne jest odprowadzanie pełnych składek ubezpieczeniowych na podstawie złożonych deklaracji. Nie trzeba jednak co miesiąc wysyłać określonych deklaracji. Wystarczy jednorazowo złożyć we właściwym urzędzie formularz zawierający dane stawki ubezpieczeniowe. Na podstawie danego dokumentu naliczane będą co miesiąc kolejne składki, które będziemy musieli odprowadzać na kontro urzędu. Regularne opłacanie składek ubezpieczeniowych stanowi podstawę w procesie przyznawania prawa do darmowej opieki zdrowotnej. Korzystając z przychodni musimy okazać aktualny druk RMUA świadczący o ubezpieczeniu. Przedsiębiorcy jednak, oprócz wymienionego dokumentu, muszą także dysponować potwierdzeniami dokonania płatności składek ubezpieczeniowych. Tylko wtedy możliwe jest skorzystanie z prawa do opieki medycznej. W momentach równoczesnego prowadzenia działalności i pozostawania na etacie w innej instytucji gospodarczej nie jesteśmy zmuszeni opłacać pełnych składek ubezpieczeniowych, ani też dysponować potwierdzeniami dokonania przelewów na ubezpieczenie. Konieczne jest wtedy jedynie regulowanie należności z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego, a RMUA możemy pozyskać z zakładu pracy.

Klasyfikacja według PKD

Zarejestrowanie działalności gospodarczej wiąże się ściśle z wyborem odpowiednich numerów PKD określających rodzaj prowadzonych, przez nas, działań. Wyboru OKD musimy dokonać podczas rejestrowania naszej firmy. Polska Klasyfikacja Działalności zawiera szereg różnorodnych rodzajów prac występujących na rynku gospodarczym. W zakresie naszego przedsiębiorstwa mamy możliwość wyboru więcej, aniżeli jednego zakresu PKD. Oznaczenie to znajdować się będzie na zaświadczeniu o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej danego rejonu. Nie musimy pamiętać, ani stosować numeracji PKD w różnorodnych dokumentach firmowych oraz wystawianych fakturach krajowych. Odpowiednia numeracja wymagana jest jednak w momencie prowadzenia usług, czy sprzedaży poza granicami naszego kraju. Wybrane punkty możemy dowolnie kodyfikować w momentach zmiany branży firmy. Klasyfikacja PKD służy także celom statystycznym. Na tej podstawie Główny Urząd Statystyczny określa statystyczne dane dotyczące rozwoju przedsiębiorczości danego regionu. Z koniecznością zamieszczenia klasyfikacji PKD spotkamy się także we wnioskach kredytowych w bankach oraz we wnioskach o przyznanie dofinansowania ze środków unijnych. Ważne jest odpowiednie dobranie zakresów opisanych w PKD, gdyż określają one dziedziny naszego działania gospodarczego.

Wybieramy sposób rozliczania podatkowego

Rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wyboru odpowiedniej formy opodatkowania. Nie jesteśmy w stanie uniknąć przykrego obowiązku odprowadzania należności podatkowych z różnych źródeł. W zależności od rodzaju prowadzonych prac możemy zdecydować się na prowadzenie rozliczenia podatkowego w formie miesięcznej albo kwartalnej. Oczywiście, taki wybór możliwy jest dla działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne albo przez firmy pozostające w prostych organizacjach gospodarczych. W zakresie prowadzenia działalności mamy także możliwość wyboru formy ewidencji księgowej. Najbardziej popularne są książki przychodów i rozchodów. Stanowią one najbardziej rozbudowaną formę prowadzenia ewidencji finansowych danych firm. Należności z tytułu podatku dochodowego możemy rozliczać kwartalnie, w momentach uzyskania określonych dochodów, albo też na zasadzie miesięcznych zaliczek, czyli w ramach ryczałtu. Jeden i drugi sposób wiąże się z odpowiednimi deklaracjami rozliczeniowymi. Optymalnym rozwiązaniem jest wybór rozliczania w oparciu o uzyskane dochody. W ten sposób odprowadzamy podatek dochodowy w miesiącu uzyskania określonego dochodu firmowego. Wybór rodzaju rozliczenia podatkowego jest wiążący dla obu stron postępowania. Musimy zatem trzymać się reguł obowiązujących w ramach danej formy rozliczania z urzędami skarbowymi.

Siedziba firmy

Siedziba firmy, a miejsce rzeczywistego prowadzenia działań gospodarczych nie muszą stanowić jednej lokalizacji. Siedzibę określamy w procesie rejestrowania własnej działalności i jest to, najczęściej, miejsce zameldowania właściciela firmy. Adres ten stanowić będzie adres urzędowy do przekazywania wszelkiej korespondencji, ale także będzie to adres, który powinien znaleźć się na pieczątce firmowej. Siedziba jednak nie oznacza, że klienci zaczną przychodzić do naszego mieszkania, czy domu. Żeby dysponować swobodą w prowadzeniu prac, ale także w kontaktach z klientami możliwe jest posiadanie własnego biura firmy. Lokalizacja naszego biura jest dowolna i nie musi znajdować się w tym samym miejscu, co zarejestrowana działalność. Biuro stanowi punkt, w którym uzyskamy wszelkie informacje oraz punkt, do którego możemy przyjść na spotkanie z przedstawicielem firmy. Adres biura powinien znajdować się w danych kontaktowych przedsiębiorstwa zamieszczanych na wszelkich pismach wychodzących. Warto także zamieścić takową informację również na pieczęci firmowej. W ten sposób unikniemy nieporozumień w zakresie kontaktowym z klientami. Na adres biura możliwe jest także otrzymywanie wszelkiej korespondencji urzędowej w momencie zgłoszenia zmiany adresu korespondencyjnego. Należy zatem rozgraniczać pojęcia siedziby oraz biura naszego przedsiębiorstwa, gdyż jest to także ważny czynnik w procesie naliczania podatków od nieruchomości.

W poszukiwaniu siedziby firmy

Ważnym aspektem prowadzenia działalności gospodarczej jest posiadanie siedziby naszej firmy. Nie musi ona stanowi rozbudowanego oraz oryginalnego budynku, ale może być jedynie niewielkim biurem w określonym miejscu. Ważne jest, aby przemyśleć dobrze lokalizację naszego biura. Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wymaga bowiem pozyskania jak największej ilości klientów. Stąd też prowadzenie biura w centrum większego miasta oraz przy głównej ulicy warunkuje wręcz działalność całego przedsiębiorstwa. Po pierwsze, przemieszczający się ulicą przechodnie zapoznają się z lokalizacją i działaniem naszego biura, co w późniejszym czasie może spowodować ich przyjście, ale także dojazd do centrum miasta jest zdecydowanie łatwiejszy, aniżeli na jego obrzeża. Klienci wybierają właśnie lokalizacja znajdujące się z okolicach punktów centralnych miejscowości. Decydując się na biuro firmy musimy zatem odpowiednio sprawdzić miejsce docelowe. Po pierwsze, ważnym aspektem będzie możliwość powieszenia szyldu firmy albo przyklejenia reklamy na witrynach biura. W ten sposób będziemy rzucać się w oczy przechodzącym ludziom. Ważne jest także zaplecze parkingowe dla klientów. Należy zatem sprawdzić, w jakich miejscach będą mogli oni pozostawić swoje samochody w momencie przyjścia na spotkanie z przedstawicielem firmy.

Biznesplan

W procesie rozpoczynania własnej działalności gospodarczej konieczne jest odpowiednie skonstruowanie biznesplanu. Stanowi on dokument zawierający wszelkie niezbędne dane dotyczące naszych działań oraz kierunkujące postępowania na najbliższe lata samozatrudnienia. Prawidłowe oraz szczegółowe skonstruowanie biznesplanu warunkuje dobrą organizację firmy oraz systematyczny rozwój naszego przedsiębiorstwa. W zakresie owej dokumentacji musi zawierać się dział poświęcony wszystkim koniecznym urządzeniom oraz wyposażeniom naszego biura. Takie rozgraniczenie koniecznego sprzętu informować nas będzie o potrzebach finansowych związanych z rozpoczęciem działań firmy. W ten sposób będziemy w stanie zaplanować wszelkie wydatki firmowe tak, aby pozostawały w granicach naszych możliwości finansowych. Biznesplan zawiera także informacje o finansach przedsiębiorstwa. Określone zostają tam zakresy naszych usług oraz przykładowe cenniki warunkujące uzyskanie wybranego poziomu dochodowego. Trzymanie się przyjętych reguł stanowi podstawowy czynnik prawidłowego rozwoju firmy na rynku. Biznesplan musi także zawierać informacje o konieczności zatrudnienia pracowników oraz dane związane z kosztami pracowniczymi. Musimy bowiem odpowiednio zabezpieczyć posiadane środki finansowe na ten cel. Można powiedzieć, że biznesplan stanowi swoistą instrukcję prowadzenia danej firmy na rynku.

Poszukiwanie personelu

Rozpoczynając działalność gospodarczą musimy się liczyć z koniecznością znalezienia określonego personelu. Pozyskanie wykwalifikowanych oraz odpowiedzialnych pracowników nie należy do najłatwiejszych zadań pracodawców. W zakresie pozyskania pracowników mamy do wyboru wiele różnorodnych sposobów. Po pierwsze możemy zgłosić swoją ofertę zatrudnienia do określonego urzędu pracy. W ten sposób pracownicy, po zweryfikowaniu kwalifikacji bezrobotnych, skierują do nas jedynie osoby spełniające wymagane kryteria zawodowe. Innym sposobem jest powierzenie procesu weryfikacji podań biurom pośrednictwa pracy. Dokonają oni za nas oceny pracowników oraz przekażą jedynie najlepsze oferty pracowników. W ten sposób znacznie ograniczymy czas potrzebny na dokonanie analizy złożonych ofert. Wielu pracodawców decyduje się na zamieszczenie ogłoszenia o pracę w prasie codziennej oraz Internecie. W ten sposób mamy możliwość dotarcia do większego grona odbiorców. W zakresie poszukiwania pracowników bardzo przydatne mogą okazać się biura karier przy wybranych uczelniach wyższych. Zamieszczając tam swoje ogłoszenie uzyskamy oferty studentów wybranych kierunków edukacji. Kolejnym etapem rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna, która ma nam dać odpowiedź co do racjonalności zatrudnienia właśnie tego pracownika.